(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるものを除くほか、下野市立小学校、中学校及び義務教育学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて適正かつ迅速に取り扱い、常にその経過を明らかにし、もって、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書事務取扱主任)

第3条　学校に文書事務取扱主任を置く。

(文書事務取扱主任の職務)

第4条　文書事務取扱主任は、校長の命を受けて、学校における次に掲げる事務を処理する。

(必要な簿冊)

第5条　学校に、文書の取扱いに関し次の簿冊を備えるものとする。

(記号及び番号)

第6条　文書の記号は、学校の略号(親展文書については、略号の次に「親」の字を加える。)を用いる。

(文書の収受及び配付)

第7条　文書は、文書事務取扱主任において収受し、次に定める手続を経て、速やかに主務者に配付しなければならない。

(勤務時間外等における文書の収受)

第8条　勤務時間外、週休日又は休日に到着した文書の収受については、別に校長が定める。

(文書の処理)

第9条　主務者は、文書の配付を受けたときは、速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第10条　文書の起案は、回議用紙(様式第6号)により行う。ただし、定期的な報告又は軽易な文書は、この限りでない。

(起案者の署名、押印)

第11条　起案者は、起案年月日等を記入した上、起案者の欄に署名し、押印しなければならない。

(決裁)

第12条　回議書は、関係者に回議の上、文書事務取扱主任、教頭を経て校長の決裁を受けなければならない。

(発送文書の取扱い)

第13条　決裁を終わった回議書で発送を要するものは、原則として起案者が浄書及び校合を行い、回議書に認印し、回議書とともに文書事務取扱主任に回付しなければならない。

(公印の押印)

第14条　発送文書は、回議書に契印の上、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、これを省略することができる。

(発送)

第15条　文書事務取扱主任は、発送文書の回付を受けたときは、文書処理簿(親展文書処理簿)(様式第1号)又は文書交付簿(様式第2号)に必要な事項を記入の上、郵送、使送に区別し、速やかに発送するものとする。

(完結文書の整理)

第16条　完結した文書は、校長が指定する者が、次により編さん、製本しなければならない。

(文書の保存年限)

第17条　完結した文書の保存年限は、文書分類表によるものとする。

(保存上の注意)

第18条　保存文書は、いつでも閲覧に供することができるように整理しておくとともに、重要なものは、非常災害時に際して、いつでも持ち出しできるようにあらかじめ準備し、また紛失、火災、盗難等の予防についても十分に注意しなければならない。

(文書の持ち出し)

第19条　保存文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により校長の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄処分)

第20条　文書事務取扱主任は、保存文書が保存年限を経過したときは、校長の決裁を受けて廃棄処分するものとする。ただし、必要があると認められるものについては、更に期限を定めて保存することができる。

(その他)

第21条　この訓令に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。