(趣旨)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に規定する個人情報等の適正な管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「実施機関」とは、市長(水道事業及び下水道事業の管理者の権限を行う市長を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会及び固定資産評価審査委員会をいう。

(総括保護管理者)

第3条　市における個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置く。

(保護管理者)

第4条　各課等における個人情報等の管理に関する事務を総括するため、各課等に保護管理者を置く。

(保護担当者)

第5条　保護管理者を補佐し、各課等における個人情報等の管理に関する事務を行う者として、各課等に保護担当者を置く。

(監査責任者)

第6条　個人情報等の管理の状況について監査を行うため、監査責任者を置く。

(教育研修)

第7条　総括保護管理者は、職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の啓発を図るため、必要な教育研修を行うものとする。

(職員の責務)

第8条　職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関係法令、条例及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報等を適正に取り扱わなければならない。

(取り扱うことができる職員の制限)

第9条　保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等を取り扱うことができる権限を有する職員及びその権限の内容を、当該職員が事務の目的を達成するために必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第10条　保護管理者は、職員が事務の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定しなければならない。

(誤りの訂正等)

第11条　職員は、個人情報等の訂正等を行う場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人情報等を取り扱う事務の目的を達成するために必要な範囲内で訂正等を行うものとする。

(媒体の管理)

第12条　職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所の施錠等の個人情報等の漏えい、滅失及び毀損(以下「漏えい等」という。)を防止するための措置を講ずるものとする。

(誤送付等の防止)

第13条　保護管理者は、個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報等の秘匿性等に応じ、必要な措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第14条　職員は、個人情報等及び個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報等の消去及び当該媒体の廃棄を行うものとする。

(取扱状況の記録)

第15条　保護管理者は、個人情報ファイル簿及び特定個人情報ファイル簿を作成するとともに、必要があると認めるときは、個人情報等の重要度に応じて、台帳等を整備し、当該個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。

(外的環境の把握)

第16条　保護管理者は、個人情報等が外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報に関する制度等を把握した上で、個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

(特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の任務分担等)

第17条　保護管理者は、特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合は、当該課等の任務分担及び責任を明確にしておくものとする。

(個人番号の利用の制限)

第18条　事務取扱担当者は、番号法に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用することができる。

(個人番号の提供の求めの制限)

第19条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第20条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第21条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他者の個人番号を含む特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。

(特定個人情報等の取扱区域)

第22条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制限)

第23条　保護管理者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第31条を除き、この章において同じ。)の重要度に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等の当該個人情報等へのアクセスを制限するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第24条　保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、当該個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第25条　保護管理者は、個人情報等の重要度及びその量に応じて、当該個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、個人情報等を含む又は含むおそれのある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第26条　保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第27条　保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第28条　保護管理者は、不正プログラムによる個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムにおける個人情報等の処理)

第29条　職員は、個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。

(暗号化)

第30条　保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第31条　職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等の必要な措置を講ずるものとする。

(バックアップ)

第32条　保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第33条　保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末機器の限定)

第34条　保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、個人情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末機器の盗難防止等)

第35条　保護管理者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(閲覧防止)

第36条　職員は、端末機器の使用に当たっては、個人情報等が当該職員以外の者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器、媒体の接続制限)

第37条　保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、当該個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器、媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第38条　保護管理者は、個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(次条において「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは同様とする。

(情報システム室等の管理)

第39条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備等の設置等の措置を講ずるものとする。

(個人情報等の提供)

第40条　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号又は第4号の規定に基づき実施機関以外の者に個人情報を提供する場合において、保有個人情報を提供するときは、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について、書面を取り交わすものとする。

(事務の委託)

第41条　保護管理者は、個人情報等を取り扱う事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先の選定に当たり、委託先において、実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第42条　職員は、個人情報等の漏えい等及び番号法違反の事実又は番号法違反のおそれ等の安全確保の上で問題となる事案の発生を認識した場合は、直ちに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

(公表等)

第43条　保護管理者は、前条第1項の報告に係る事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の必要な措置を講ずるものとする。

(監査)

第44条　監査責任者は、個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第45条　保護管理者は、自ら管理責任を有する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第46条　総括保護管理者、保護管理者等は、第44条の規定による監査、前条の規定による点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適正な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(他の規程等との関係)

第47条　他の規程等の規定により、情報システムの管理に関する事項について、この訓令と別段の定めが設けられている場合にあっては、この訓令に定めるもののほか、当該規程等の定めるところによる。