2　文書は、ファイリングシステム及び文書管理システムにより管理するものとする。

3　文書は、行政情報の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

4　文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。

2　総務人事課長は、文書事務の処理状況について調査を行い、その結果に基づいて必要な措置を求めることができる。

2　ファイリング責任者は、課長補佐の職にある者又は主幹の職にある者をもって充てる。ただし、課長補佐及び主幹が置かれない場合又は課長補佐若しくは主幹が2人以上置かれている場合は、課長が指定する者をもって充てる。

3　ファイリング担当者及び文書収受責任者は、課の中から課長が指名する。

4　課長は、ファイリング責任者、ファイリング担当者及び文書収受責任者の職及び氏名を総務人事課課長に報告しなければならない。

2　ファイリング担当者は、ファイリング責任者を補佐する。

3　文書収受責任者は、次に掲げる事務を処理する。

2　指令については、下野市指令の次に前項各号の関係課等を表示する漢字を加えたものとする。

3　文書には、記号ごとに年度を通じた文書番号(以下「番号」という。)を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書については番号を省略することができる。

4　条例、規則、訓令及び告示の文書は、暦年ごとにそれぞれ順位番号をつけ条例台帳(様式第1号)、規則台帳(様式第2号)及び告示台帳(様式第3号)等に登載しなければならない。

2　勤務時間外に到着した文書は、下野市当直規程(平成18年下野市訓令第30号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務人事課長に引き継がなければならない。

3　料金の未納又は不足の文書は、その料金を支払い受領することができる。

2　総務人事課長は、収受した封書で所管課が不明なものは、当該封書を開封することができる。

2　受領した文書は、封皮に「親展」と表示されているもの、その他秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「秘密文書」という。)を除き、封のあるものはこれを開封した上内容を審査し、文書管理システムにより整理を要するものと請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状、その他軽易な文書で文書管理システムにより整理を要しないもの(以下「軽易文書」という。)とに分類しなければならない。

3　前項の規定により整理を要する文書は、文書管理システムにより番号を付し、当該文書の余白に受付日付印を押印し番号を記入して供覧する。

4　軽易文書は、当該文書の余白に受付日付印を押印し、担当者に配付する。

5　通貨、金券及び物品を添付した文書は、前2項による取扱いのほか軽易文書を除き、文書管理システムにその旨表示しておかなければならない。

6　秘密文書は、「親展」の表示があるものは名あて人に配付し、その他のものは所管課長が取り扱う。

7　訴願書、審査請求書、当選承諾書その他到着の日時が権利の得喪に関係のあるものは受付日付欄に到着日時を明記するとともに、文書管理システムに到着の日時を記載しなければならない。

2　起案は、口語体及び常用漢字並びに現代かなづかいを用い、文書は平明簡易、字画は明瞭にしなければならない。

2　課長は、案を審査し、必要と認めるときは訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正した上専決事項に属するものは決裁し、その他のものは部長を経て市長に提出する。

3　他課に関係のあるものは、部長に提出するに先立って関係課に合議する。

4　合議を受けた関係課において異議があるときは、所管課と協議し、その同意を得られない場合は、所管課長は部長の指示を受けなければならない。

5　市長又は副市長は、必要と認めるものは所管課に対して案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは市長が決裁する。

6　回議又は合議を受けた者は、回議用紙に記載された所定欄に押印し、又は署名することにより表示しなければならない。

7　市長は、決裁を終わったときは、直ちに回議書を所管課長に交付する。この場合所管課長は直ちに決裁の年月日を記入しなければならない。

2　各課長は、議会の議決を必要とする案件が決裁されたときは、その案件を指定された日までに総務人事課長に送付しなければならない。

2　発送文書は、各課において次の各号により処理し、使送文書は所定の場所へ、その他の文書は総務人事課へ回付しなければならない。

2　キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定個所に集中配列し、配列順序は、左から第1号とし、段数は上から順次数える。

3　キャビネットの増減は、書類の収納状況を調査のうえ、総務人事課長が決定する。

2　文書は、発生した時点で該当する個別フォルダー又は新たに作成した個別フォルダーに挟み、キャビネットの所定の分類位置に収納するものとする。

3　現年度文書は、原則として、キャビネットの上段及び中段の引出しに収納するものとし、前年度文書は、下段の引出しに収納するものとする。

4　各課に共通する文書は、総務人事課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。

2　事務担当者は、執務中は常に懸案フォルダーを手元に置いておくものとする。

3　事務担当者が、退庁、出張その他不在となる場合は、キャビネットの所定の位置(第1号キャビネットの第1段引出しの最前列)に収納しなければならない。なお、その際に、処理中の文書又は完結文書で再度利用する文書(以下「使用中の文書」という。)がある場合は当該使用中の文書については懸案フォルダーに収納し、キャビネットで保管するものとする。

4　前項の規定にかかわらず、使用中の文書であっても本来収納すべき個別フォルダーに収納できる文書は、可能な限り個別フォルダーに収納するものとする。

5　ファイリング責任者は、随時懸案フォルダー内の文書を調査し、事務担当者にその進行管理上必要な指示をしなければならない。

2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

2　前項に規定する保存する必要のない文書は、次に掲げるものとする。

3　文書の保存年限は、法令に別の定めがある場合を除き、別表に定める基準に基づき区分するものとする。

4　文書の保存年限は、前項の区分に従い、個別フォルダーを単位として、課長が定めるものとする。ただし、全庁共通ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存年限については、総務人事課長が定めるものとする。

2　総務人事課長は、提出されたファイル基準表について、その記載事項の適否を精査するものとする。

2　前項の規定により移換えた個別フォルダーは、次年度1年間は各保管単位のキャビネット内で保存するものとする。

2　書庫に置き換えた文書は、ファイル基準表を添えて総務人事課長へ引継ぐものとする。

3　総務人事課長は文書保存箱並びにファイル基準表に箱整理番号を記入し、各課へ整理番号を通知するものとする。

2　書庫に保存されている文書を貸し出し、又は閲覧をしようとする職員は、総務人事課長の許可を受けた後、次に定める事項を遵守しなければならない。

3　貸出しを受けた文書は、当日中に返却しなければならない。ただし、貸出しを受けた文書の所管課長がやむを得ない理由があると認めた場合は、この限りでない。

この訓令は、平成18年1月10日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(下野市電子文書取扱要綱の一部改正)

2　下野市電子文書取扱要綱(平成18年下野市訓令第8号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この告示は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年3月1日から施行する。

(適用)

2　この訓令は、平成27年3月1日以後に市長及び副市長並びに職員が作成し、又は取得した事務引継ぎに関する文書について適用する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。