(趣旨)

第1条　この訓令は、下野市文書取扱規程(平成18年下野市訓令第7号。以下「規程」という。)第41条の規定に基づき、電子文書の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるものとする。

(電子メール又は記録媒体による電子文書の収受)

第3条　電子メール及びフロッピーディスク等の記録媒体によって受領した電子文書で重要と認められるものは、受領後速やかに用紙に出力して、規程第11条に定める文書の処理により手続するものとする。ただし、電子決裁による起案及び電子決裁機能を用いて処理する電子文書は、用紙に出力せず、サーバに登録するものとする。

第4条　電子文書交換システムで受信した電子文書は、文書取扱主任が次に定めるところにより収受の手続をするものとする。

(電子メール又は電子文書交換システムによる電子文書の収受日)

第5条　電子メール又は電子文書交換システムにより受領した電子文書の収受日は、利用する電子メールシステム又は電子文書交換システムに当該電子文書が記録された日とする。

(電子決裁)

第6条　作成又は収受した電子文書を用紙に出力せず回議又は供覧する場合は、グループウェアの電子決裁機能を用いて行うものとする。

(電子決裁で処理できる事案)

第7条　電子決裁で処理することができる議案は、次のすべてに該当するものとする。

(電子決裁機能による承認又は決裁)

第8条　グループウェアの電子決裁機能により回議された電子文書の承認又は決裁は、画面の承認又は決裁ボタンを押下することにより行うものとする。

(電子メールによる電子文書の施行)

第9条　電子文書は、本庁若しくは出先機関に発するもの(通達その他重要なものを除く。)又は軽易なものに限り、電子メールにより施行することができるものとする。この場合において、電子メールによる施行は、電子メール本文に施行する電子文書を添付することにより行うものとする。

(電子文書交換システムによる電子文書の施行)

第10条　霞ケ関WANに参加している国の府省庁及び総合行政ネットワークに参加している地方自治体に発する電子文書は、電子文書交換システムを利用して施行することができるものとする。

(電子掲示板による施行)

第11条　不特定の職員に対して周知する内容の電子文書は、グループウェアの電子掲示板(「庁内掲示板」という。)を利用して施行できるものとする。

(電子メール、電子署名及び電子掲示板施行の表示)

第12条　電子メール、電子文書交換システムの電子署名又は庁内掲示板により電子文書を施行する場合は、回議書の取扱要領欄(回議書を用いないで処理する場合にあっては、当該起案文書の余白)に「電子メール施行」、「電子署名付与」又は「庁内掲示板施行」とそれぞれ表記の上決裁を受けるものとする。

(電子文書の保管方法)

第13条　完結した電子文書は、共用サーバ等適切な記録媒体に保管するものとする。

(記録媒体の管理)

第14条　完結した電子文書は、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止するための適切な措置を講じて保管するものとする。

(電子文書の出力)

第15条　完結した電子文書は、当該電子文書の内容が必要に応じて画面等に直ちに出力できるよう措置しておくものとする。

(電子文書の廃棄)

第16条　保存年限の経過した電子文書を廃棄するときには、消去又は記録媒体の破壊等適切な方法により、他のものが再生できないよう確実に処理するものとする。