○下野市電子契約実施要綱
令和7年12月1日
訓令第21号
(趣旨)
第1条 この訓令は、下野市が契約を締結する手続において、契約内容の電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)により行う手続(以下「電子契約」という。)の実施に関し、下野市財務規則(平成18年下野市規則第49号)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(2) 電子署名 地方自治法(昭和22年法律第67号)第234条第5項の規定により講ずべき措置とされる電子署名として、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) 電子契約サービス サービス提供事業者が市及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。
(4) 電子契約書 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書(仮契約書、変更契約書、請書及び協議書を含む。)をいう。
(5) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(6) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(7) 承認者 契約書が所属長の決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者をいう。
(8) タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に用いる電子的な時刻証明をいう。
(電子契約サービスの利用範囲)
第3条 電子契約サービスは、市が締結する契約に利用できるものとする。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 法令等の規定により書面の契約書が必須となる契約
(2) 自動更新が定められている契約
(3) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
2 前項各号に該当する場合は、入札公告、指名通知又は随意契約における見積依頼の際に、その契約が電子契約サービスの利用対象外である旨を明記するものとする。
(承認者の設置)
第4条 市長は、各課等に承認者を置き、所属長をもってこれに充てる。
(電子契約サービス運用管理者)
第5条 市長は、電子契約サービスの運用管理のために、電子契約サービス運用管理者(以下「管理者」という。)を置き、契約検査課長をもってこれに充てる。
2 管理者は、次に掲げる職務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスを利用可能な状態に維持し、及び管理すること。
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し、適正に管理し、並びに効率的に運用すること。
(3) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要なこと。
(アカウントの取扱い)
第6条 管理者は、アカウントを設定し、電子契約サービスを利用する職員に貸与する。ただし、設定が可能なアカウントは、管理者があらかじめ定めた市のドメインのメールアドレスに限る。
2 アカウントの変更は、管理者が行う。
3 パスワードの管理、設定及び変更は、職員が行う。
4 職員は、アカウントの取扱いを適正に行わなければならない。
5 職員は、パスワードを業務に従事しない者に知られないように厳重に管理しなければならない。
6 職員が電子契約サービスにアクセスするためには、管理者が許可したグローバルIPアドレスから接続しなければならない。
(事故報告)
第7条 職員は、パスワードの漏えい等の事故があったときは、直ちにその旨を管理者に報告し、必要な措置を講じなければならない。
(電子契約利用申出書の提出)
第8条 市長は、契約の相手方からの電子契約利用申出書(別記様式)の提出により、当該契約の相手方に電子契約サービスを利用した契約締結の意思があることを確認するものとする。
(利用方法)
第9条 職員は、電子契約サービスを利用するに当たり、法令等を遵守し、適正に取り扱うものとする。
2 職員は、契約の相手方と事前に協議し、所属長の決裁を得た契約書、仕様書その他必要書類一式(以下「契約書一式」という。)を、PDF形式にて電子契約サービスにアップロードするものとする。この場合において、契約書の様式に収入印紙及び印の記載があるときは、削除するものとする。
3 職員は、アップロードした契約書一式を契約の相手方及び承認者に送信し、契約の相手方、承認者の順序で確認を依頼するものとする。
(電子契約書の保存)
第10条 電子契約における契約書一式の正本は、電子契約サービスに保管される電子契約書とする。
2 電子契約書は、第9条第2項の規定によりアップロードされた契約書一式に電子署名及びタイムスタンプが付与された日から起算して10年間有効なものとする。
3 所属長又は職員及び契約の相手方は、契約締結後、電子契約サービスから送信される契約締結完了メールに添付された電子契約書のPDFデータファイルを適切に保管するものとする。
(契約内容の訂正)
第11条 市長は、契約内容の訂正(誤字又は語句の訂正等)が生じた場合は、新たな契約書一式及び訂正の内容を記載した契約書一式を電子契約サービスにアップロードし、電子契約を行うこととする。なお、訂正前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(変更契約)
第12条 市長は、変更契約が生じた場合は、変更契約書について電子契約を行うものとする。なお、変更前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(国の行政機関及び地方公共団体等との電子契約)
第13条 市長は、国の行政機関及び他の地方公共団体等(以下「国等」という。)と電子契約を行う場合は、この訓令の規定にかかわらず、国等が定める方法により電子契約を行うことができる。
2 前項の場合において、電子署名は、承認者が行うものとする。
(その他)
第14条 この訓令に定めるもののほか、電子契約の実施に関し必要な事項は市長が別に定める。
附則
この訓令は、令和7年12月1日から施行する。
