(平21訓令8・平23訓令4・平27訓令9・平28訓令12・令5訓令10・令6訓令12・一部改正)

総務人事課は、公開の請求をしようとする者の求める情報が具体的にどのようなものであるかを聴取し、所管課を特定する。

また、他の制度等により閲覧、縦覧等を行っている情報については、条例の適用を受けないので、その旨を説明し、当該情報の閲覧、縦覧等を行う所管課を紹介するなど適切な案内に努めるものとする。

所管課は、公開の請求をしようとする者の求める情報が具体的にどのようなものであるか聴取し、所管課での情報提供で対応できるときは、当該情報提供で対応するものとし、条例により対応すべきものであるときは、請求する情報の内容を特定するものとする。

(平21訓令8・平23訓令4・平27訓令9・一部改正)

(平21訓令8・平23訓令4・平27訓令9・令6訓令12・一部改正)

所管課において、情報の存在の有無を確認する。

また、請求しようとする者の求める情報が明らかに条例第7条各号のいずれかに該当し、請求されても公開できないと思われる場合は、その旨を請求しようとする者に対して説明すること。

請求しようとする者の求める情報が、条例により対応すべき情報であるか否かについて次のア～ウにより確認し、更に条例第6条に規定する請求手続により対応すべきものであるか否かについてエにより確認するものとする。

請求しようとする者の求める情報が、条例第2条第2項に規定する情報に記録されたものであること。

請求しようとする者の求める情報が、同項に規定する情報以外のものに記録されているときは、条例は適用しない。この場合であっても、できる限り情報提供を行うなどして請求しようとする者の利便を図るよう努めること。

従来から情報提供により対応している情報については、条例の施行にかかわらず従来どおりの方法で対応するものであること。したがって、請求しようとする者の求める情報が、従来から情報提供を行っているものであるか否かについて確認すること。

条例第17条第1項により「法令等の規定により行政情報を閲覧し、若しくは縦覧し、又は行政情報の謄本、抄本その他の写しの交付を受けることができる場合」については、条例は適用しない。また、条例第17条第2項により「市民の利用に供することを目的として管理している情報」についても適用しない。したがって、請求しようとする者の求める情報が、これらに該当しないものであることを確認すること。

請求しようとする者の求める情報が、条例適用日(平成18年1月10日)以後に作成又は取得した情報であることについて確認すること。ただし、合併前の文書であっても、公開の申し出があったときは、この条例によらず、情報提供として公開するよう努めること。

所管課による公開請求をしようとする者への対応が困難な場合は、総務人事課に連絡し、指示を受けること。また、公開請求書の受付に至る場合は、受け付ける前に総務人事課に連絡し、当該公開請求書が真に受付すべきものか確認を取ること。

所管課は、当該請求しようとする者に公開請求書の提出を求め、公開請求書の提出を受けた際は、次のアのとおり記載内容を確認し、当該公開請求書に書き漏れ、誤り、不明確な点等の不備な箇所がある場合には、公開請求書を提出した者(以下「公開請求者」という。)に対し、当該箇所を補正するよう指導するものとする。なお、この場合においては、次のイに留意して行うものとする。

公開請求書の提出を受けたときは次のとおり確認すること。

公開請求者に対する決定通知書の送付先等を特定するため、正確に記入されているか確認すること。

特に法人その他の団体からの公開請求書にあっては、備考欄等を利用して担当者の氏名及びその所属、担当者に連絡の取れる電話番号等も併せて記載するよう指導すること。

公開請求者の望む公開方法が閲覧か写しの交付(電磁的記録の複製物の供与及び用紙に出力したものの交付を含む。)か、その区分がわかるよう該当する番号の「□」に「レ」印が記入されていることを確認すること。

なお、送付を希望する場合は、同様に「□」に「レ」印が記入されていることを確認すること。

請求に係る情報が特定できる程度に具体的に記載されていることを確認すること。

所管課は、上記(1)～(4)の手続後、公開請求書に収受印を押印の上複写し、1部を控えとして公開請求者に交付する。ただし、送付されてきた公開請求書等については、この限りでない。また、受付に当たっては、次のア～ウに注意するものとする。

所定の公開請求書以外の用紙による請求であっても、公開請求書に必要事項が記入されているときは、運用上、受け付けるよう取り扱うものとする。

所管課に送付された郵送等(ファクシミリ、電子メールを含む。)による請求の場合は、所管課で受け付けるものとする。

請求手続は、本人が行うことが原則であるが、代理人が委任状を持参した場合には、代理人による請求を認めて、受付をするものとする。

条例第6条が公開請求書の提出を義務付けていることから、電話又は口頭による請求は認めないものとする。

次のような場合には、公開請求書を受け付けないものとする。

これらの請求に対しても、他の法令等により請求の趣旨に沿った情報を提供し得る場合には、可能な限り公開請求者の利便を図るように努めるものとする。

所管課は、公開請求書の受付をしたときは、別紙「情報公開についてのご説明」を公開請求者に渡し、十分に説明するものとする。ただし、送付されてきた公開請求書等については、この限りでない。

所管課は、(4)～(6)の手続後、公開請求書の写し1部を、速やかに総務人事課へ送付するものとする。

(平21訓令8・平21訓令22・平23訓令4・平27訓令9・令5訓令10・令6訓令12・一部改正)

総務人事課において所管課が特定されたときは、当該所管課職員に情報の存在の有無を確認するよう要請する。

また、請求しようとする者の求める情報が明らかに条例第7条各号のいずれかに該当し、請求されても公開できないと思われる場合は、その旨を請求しようとする者に対して説明すること。

所管課は、総務人事課から要請を受けた場合、請求しようとする者の求める情報が存在するかどうかについて、速やかに確認し、当該情報が存在する場合には当該情報の件名及び概略を総務人事課に連絡するものとする。

条例に基づく請求であることの確認は前条第2号の規定を準用する。

公開請求書の記載及び補正の指導は前条第4号の規定を準用する。

公開請求書の受付は前条第5号の規定を準用し、同号イ①中「所管課」を「総務人事課」に読み替える。

公開請求書を受け付けた場合の説明は、前条第6号の規定を準用する。

総務人事課は、(4)～(6)の手続後、公開請求書の写し1部を保管するとともに、公開請求書を速やかに所管課へ送付するものとする。

(平21訓令8・平23訓令4・平27訓令9・令6訓令12・一部改正)

(平21訓令8・平23訓令4・平27訓令9・令6訓令12・一部改正)

公開の請求に対する可否の決定は、所管課が行うものであり(条例第11条第1項)具体的な決定(専決)権者は、それぞれの実施機関の決裁規程等の定めるところによる。

市長部局にあっては、下野市決裁規程(平成18年下野市訓令第6号)別表第1、1庶務関係、証明、閲覧中「原簿による諸証明、閲覧、謄抄本の交付その他軽易又は定例的なもの」として扱い、課長が可否の決定(専決)権者となる。

ただし、この専決区分は原則的なものであり、同規程第9条では「重要若しくは異例又は特に必要があると認められる」事項については、上司の決裁を受けることが定められていることに留意するものとする。

所管課は、公開請求書を受け付けたとき又は総務人事課から公開請求書の送付を受けたときは、当該公開請求書が条例第6条に規定する収受の要件を満たすものであることを確認し、収受の要件を満たさない場合は同条第2項の規定による補正を求め、必要な補正をしたうえで、下野市文書取扱規程(平成18年下野市訓令第7号)に定める収受の手続を行うものとする。

所管課は、公開請求書の内容を確認のうえ、当該請求に係る情報を検索する。

情報が存在するものとして所管課において公開請求書を収受した後に、その情報が不存在のとき(もともと不存在又は廃棄済み)又は条例第2条第2項に規定する情報に該当しないことが判明したときは、第7号の規定により可否の決定手続を行う。

所管課は、請求に係る情報が非公開事項(条例第7条各号)に該当するか否かについて、検討するものとする。この場合において、当該情報に第三者(個人又は法人等)に関する情報が記録されているときは、情報公開請求に関する意見照会書(下野市情報公開条例施行規則(平成18年下野市規則第12号。以下「規則」という。)様式第7号)及び情報公開請求に関する意見書(規則様式第8号)により、意見聴取を行うなどして、慎重な検討をするものとする。

条例第7条に該当するか否かについては、庁内全体で調整を図り、統一的な運用をする必要がある。所管課は、可否の決定を行うに当たっては、次により調整を行うものとする。

所管課は、請求に係る可否の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に総務人事課と協議し調整すること。

所管課は、請求に係る情報の内容が所管課以外の課にも関係する場合は、必要に応じ情報公開・個人情報保護調整委員会に調整を求めるものとする。

所管課は、上記(3)～(6)の手続後、次の書類を添付し起案により可否の決定手続を行う。なお、その際に総務人事課と合議する。

部分公開の決定をするときは、非公開とする部分が分かるようにすること。ただし、当該情報の写しが多量となるときは、その概要を記載した書類を添付すること。

所管課は、請求に対する可否の決定をしたとき又は可否の決定を延長するときは、決定通知書(第三者情報公開決定通知書を除く。)又は延長通知書を公開請求者に通知するものとする。

第三者に関する情報について、意見聴取を行い請求に対する公開の決定をした場合は、第三者情報公開決定通知書により通知するものとする。

年月日については、当該決定のあった日を記入すること。

公開請求書の「行政情報の名称その他の公開請求に係る行政情報を特定するために必要な事項」欄に記入してあるとおり転記すること。

実施機関の指定する情報の公開を行う年月日、時間及び場所を記入すること。

公開の日時の指定に当たっては当該決定通知書が公開請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日の数日後で通常の勤務時間内の日時を指定すること。公開の場所については、公開請求者の利便性を考慮し、指定すること。この場合、あらかじめ電話等により公開請求者と連絡を取り、公開請求者の都合のよい日と場所を指定するようにすること。

なお、公開請求者が写しの郵送等を希望しているときは、この欄の記入は要しないので、欄全体に斜線を引くこと。

公開をしないと決定した部分を記入すること。当該部分が多量の場合等で当該欄に記入することが難しい場合は、別紙を作成し、「別紙のとおり」と記入するとともに、通知書に当該別紙を綴るものとする。

当該情報に記録されている情報が条例第7条各号のいずれに該当するのか明記し(複数の号に該当するときは、それぞれ該当する号を明記する。)、該当する理由について記入すること。なお、当該情報が複数の場合は、どの情報がどの規定に該当するか公開請求者が理解できるように記入すること。

当該情報の存否を明らかにしない理由を記入する。

公開請求書を収受した日から起算して15日の年月日を記入すること。

公開請求書を収受した日から起算して60日を限度として、可否の決定を行うことができる年月日を記入すること。

期間の延長を必要とする理由を具体的に記入すること。

公開請求書を収受した日から起算して60日の年月日を記入すること。

期間　相当の部分につき公開決定等をする期間を記入すること。

公開決定等をする部分　公開決定等をする部分を公開請求者が理解できるように記入すること。

本条の適用には、公開請求に著しく大量であることが必要であるため、その旨を記入し、及び期間を延長する理由を具体的に記入すること。

残りの行政情報について公開決定等を行うことができる期限を記入すること。

所管課の名称及び電話番号を記入すること。

所管課は、請求に係る情報の公開又は部分公開の決定の通知を行った場合には公開請求者に通知した日時、場所において滞りなく情報の公開を実施できるように、次のア～エにより準備を行うものとする。

請求に係る情報の原本を直接閲覧に供した場合に、次に掲げる支障を生じるおそれがあると認めるときは、当該情報の写しを用意しておくこと。

写しの交付による公開の場合は、あらかじめ当該情報の写しを作成して用意しておくこと。

また、写しの交付に要する費用(郵便等による送付を希望する場合の送付料相当額を含む。)は、前納(送付料相当額については、切手の送付による。)とされているため、当該情報の写しの用意ができた場合は、費用の納付手続を行うこと。なお、収納金の調定は、所管課で行うことを原則とし、所管課に適切な歳入科目がない場合は、総務人事課で調定するものとする。

部分公開を行うときは、あらかじめ次に掲げるとおり非公開部分を取り外した情報又は非公開部分を隠して作成した情報の写しを用意しておくこと。

公開請求者から指定した日時に公開を受けることができない旨の連絡を受けた場合は、公開請求者の都合の良い別の日を指定すること。所管課は、決定通知書に記載された日時を変更しておくこと。

また、情報の公開は、原則として公開請求者本人に対して行うものであるが、代理人が公開を受けることも認め、この場合には、原則として委任状の提出を求めるものとすること。

なお、公開の場所の変更は、原則として行わないものとする。

条例第11条第1項ただし書の規定により「直ちに行政情報の全部を公開する旨の決定をし、公開を実施することができる場合は、口頭により通知することができる。」としているため、この規定を適用して公開の実施をする場合は、公開請求書の備考欄に「即時全部公開決定・公開」と記入すること。なお、当該ただし書の規定は、公開請求者の利便を考慮するとともに実施機関の事務負担を軽減するため、例外的に口頭により開示決定の通知を行うことができるものであり、公開請求書の提出は必要であることに注意すること。また、部分公開の場合には、適用されないことに注意すること。

(平21訓令8・平21訓令22・平23訓令4・平27訓令9・令5訓令10・令6訓令12・一部改正)

情報の公開は、公開決定通知書又は部分公開決定通知書により、指定した日時及び場所において実施するものとする。

所管課は、情報の公開を受けるために来庁した者に対し、公開決定通知書又は部分公開決定通知書の提示を求めることにより、公開請求者の確認を行うものとする。この場合、来庁した者が当該決定通知書を持参しなかったときは、公開請求者本人であることの確認が可能な書類(自動車運転免許証等)の提示を求めるものとする。

所管課の職員は、請求に係る情報を公開の指定をした場所に持参し、閲覧に供するものとする。この場合において職員は、原則として、情報の公開に立ち会い、公開請求者の求めに応じて必要な説明を行うものとする。ただし、公開請求者が情報の写しの交付のみを請求している場合であって、当該情報の内容の理解が容易で説明を要しないと判断されるときは、費用の納付手続の上、写しの交付を行えばよい。

また、写しの交付を追加請求されたときは、次により取り扱うものとする。

所管課は、情報の公開等の事務が終了したときは、行政情報公開請求処理状況調書(別記様式)に必要事項を記載して、総務人事課へ送付するものとする。

(平21訓令8・平23訓令4・平27訓令9・令5訓令10・令6訓令12・一部改正)

情報の公開請求に対して、所管課が行う可否の決定又は不作為についてなされる審査請求は、当該所管課の属する実施機関に対する審査請求となる。

審査請求書は、可否の決定又は不作為に係る実施機関に提出されるものであるが審査請求人の利便を考慮し、総務人事課においても受付を行うことができる。

審査請求担当課は、次のアに掲げる事項について記載内容の確認を行うとともに、収受の手続を行うものとする。この場合に、当該審査請求書の記載内容に不備又は不足があるため当該審査請求が不適法である場合は、審査請求担当課は、その補正を命ずるものとする。

なお、審査請求が不適法である場合とは、次のイに掲げる場合があり、この場合には、当該審査請求は審査請求担当課の決定により却下することとなる。

審査請求が不適法である場合とは、審査請求書の記載内容の不備又は不足により不適法であって補正することができないことが明らかな場合のほか、次に掲げる場合がある。

審査請求担当課は、所管課に対し、相当の期間を定めて審査請求書に対する弁明書の作成及び提出を求めるものとする。この場合において、所管課は、弁明書の正本並びに審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)の人数に相当する弁明書の副本を作成し、審査請求担当課に提出しなければならない。

審査請求担当課は、前号の規定による弁明書の副本の送付に併せて、相当の期間を定めて、審査請求人に対しては弁明書に対する反論書を、参加人に対しては弁明書に対する意見書を提出できる旨を通知するものとする。

審査請求担当課は、審査請求が条例第11条第1項の決定に係るものであるときは、当該審査請求を不適法であることを理由として却下するときを除き、全て下野市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。諮問は、諮問書(規則様式第10号)のほかに、次に掲げる書類を添付して審査会の事務局である総務人事課に提出するものとする。

なお、審査請求担当課は、これらの書類の提出後に審査請求人又は参加人から反論書その他の関係資料の提出を受けたときは、随時当該関係資料の写しを総務人事課に提出するものとする。また、所管課及び審査請求担当課は、審査会が処分又は不作為に対する理由説明書等の提出及びその他説明を求めたときは、その求めに応じなければならない。

審査請求担当課は、前号の諮問をしたときは、次に掲げる審査請求人等(以下「審査請求人等」という。)に対し、諮問した旨を通知しなければならない。

審査請求担当課は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。

裁決に当たっては、次の書類を添付し、起案により裁決手続を行い、裁決に関する決定(専決)権者は、それぞれの実施機関の決裁規程等の定めるところによる。なお、その際に総務人事課に合議するものとする。

審査請求担当課は、審査請求に対する裁決を行ったときは、直ちに審査請求人等に対し、裁決書の謄本を送達するとともに、所管課及び総務人事課に対し、裁決書の写しを送付するものとする。

裁決の送達を確実にし、かつ、後日の紛争を防止するために、裁決書の謄本の送付は、配達証明扱いの郵便によるものとする。

なお、所管課は、非公開とした原処分(一部を非公開とした原処分を含む。)を取り消して情報を公開する場合には、裁決書の謄本の送達と同時又は送達後速やかに公開決定通知書又は部分公開決定通知書を審査請求人に送付するとともに、当該情報に第三者が記録されているときは、当該第三者に対し公開決定の内容を通知するものとする。

(平28訓令12・全改、令4訓令2・令5訓令10・令6訓令12・一部改正)

附則

附則(平成21年2月23日訓令第8号)

附則(平成21年5月28日訓令第22号)

附則(平成23年3月31日訓令第4号)

附則(平成27年3月31日訓令第9号)

附則(平成28年4月1日訓令第12号)

附則(令和4年3月30日訓令第2号)抄

附則(令和5年3月31日訓令第10号)

附則(令和6年3月29日訓令第12号)

(令6訓令12・追加)

備考　所管課と審査請求担当課が同一となる場合は、当該課において審査請求に係る処分又は不作為に関与していない職員が審査請求に係る事務を行うものとする。

(令5訓令10・全改)

(令5訓令10・全改)