住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度
本人通知制度について
本人通知制度とは
この制度は、住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を本人等の代理人やそれ以外の第三者に交付した場合に、事前に登録した人に対して証明書を交付した事実を郵送により通知する制度です。
※証明書の交付を制限するものではありません。
本人等とは
住民票関係…本人及び本人と同一世帯の方
戸籍関係……本人及び本人と同一戸籍の方またはその配偶者、直系尊属または直系卑属
第三者とは
本人等の代理人のほか、本人等以外で自己の権利義務を履行するために住民票の写しや戸籍謄抄本などを取得する正当な理由がある個人または法人。
八業士：弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士の特定事務受任者が職務上の理由により請求する場合。
事前登録ができる人
- 下野市に住民登録されている人（削除された住民票に記載された人を含む）
- 下野市に本籍がある人（除かれたものを含む）
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住民票関係 |
戸籍関係 |
|---|---|
| 住民票の写し（除票を含む） | 戸籍謄本および抄本（除籍・改製原を含む） |
| 住民票記載事項証明書（除票を含む） |
戸籍記載事項証明書（除籍・改製原を含む） |
| 戸籍の附票（除かれた戸籍の附票を含む） |
本人通知に記載される内容
- 交付年月日
- 交付した証明書の種類
- 交付通数
- 交付請求者の種別（本人等の代理人・本人等以外の者）
※交付請求者の氏名、住所等は通知されません。
通知内容以外の事項について確認が必要な場合は、下野市個人情報保護条例の規定に基づき、本人より開示請求をすることができます。
ただし、開示できない情報が含まれることがあります。
情報公開・個人情報保護のページをご覧ください。
通知の対象外
- 住民票関係では同一世帯の方からの請求、戸籍関係では同一戸籍に記載されている方またはその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属からの請求
- 国または地方公共団体からの公用請求
- 弁護士、司法書士等の特定事務受任者が行う請求のうち、紛争処理等を目的とした請求
- 自動交付機等により証明書を発行した場合
- 通知対象になる証明書は登録申込書に記入されたもののみです。現在、下野市に住民票（除票を含む）または戸籍（除籍・改製原を含む）が複数ある場合でも、登録申込書に記入されなかったものは対象外になります。
登録期間
登録期間は登録した翌日から起算して5年間です。
※期間満了の1か月前から更新の申込みができます。
※更新の申込みがされないまま期間満了となった場合は、登録を廃止します。
本人通知制度概要図
登録手続きについて
受付場所
申請は市民課窓口で受付けています。
受付時間
月曜日から金曜日の平日のみ
午前8時30分から午後5時15分まで
郵送による申請
下記に該当する場合は郵送による登録申請もできます。
- 他の市町村に居住している場合
- 疾病その他やむを得ない理由等により直接申込みをすることができない場合
※郵送の場合は、申請に必要な書類と本人確認書類の写しを同封してください。
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あて先 |
お問い合わせ先 |
|---|---|
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郵便番号 329－0492 栃木県下野市笹原26番地 下野市役所 市民課 |
電話 0285－32－8896 |
登録申請に必要な書類
登録者本人の場合
- 本人通知制度事前登録申込書
（様式第1号：pdf）(PDF 120 KB)
- 登録者本人の本人確認書類
代理人による場合
未成年者の法定代理人（親権者）の場合
- 本人通知制度事前登録申込書（様式第1号：pdf）(PDF 120 KB)
- 代理人の本人確認書類
- 戸籍謄本（親権者が確認できるもの）
※下野市に本籍があり確認できる場合は不要
成年被後見人の法定代理人の場合
- 本人通知制度事前登録申込書（様式第1号：pdf）(PDF 120 KB)
- 代理人の本人確認書類
- 後見人であることが確認できる書類
※登記事項証明書（発行後3か月以内）または審判書（審判決定日から3か月以内）の写し
その他の代理人の場合
- 本人通知制度事前登録申込書（様式第1号：pdf）(PDF 120 KB)
- 代理人の本人確認書類
- 委任状（本人通知制度専用委任状：pdf）(PDF 80 KB)
※家族の方が申し込まれる場合も必要。 - 登録者本人の本人確認書類
本人確認書類とは
1点でよいもの
官公署発行の顔写真付き本人確認書類（運転免許証、パスポート、住民基本台帳カードなど）
2点必要なもの
官公署発行の顔写真なしの本人確認書類（健康保険証、年金手帳（証書）、各種医療受給者証、住民基本台帳カードなど）
本人通知制度事前登録申込書に本人通知の送付先を記入いただきますが、登録者の住民登録地以外の場所に送付を希望する場合は、その理由及び送付先を明らかにする書類が必要です。
変更・廃止
- 登録後に氏名、住所、本籍など登録した内容に変更が生じた場合や、登録を廃止しようとする場合は、変更・廃止の届出が必要です。
※変更の届出がない場合は交付通知書が届かないことがあります。 - 登録者が死亡、居所不明等により住民票が職権削除された場合は、登録を廃止します。
変更時に必要な書類
- 本人通知制度事前登録（変更・廃止）届出書（様式第3号：pdf）(PDF 84 KB)及び登録申請時に準じる。
